Abrechnung, die von selbst läuft

Vom Terminende bis zur bezahlten Rechnung ohne Zwischenschritte: Durchgeführte Fahrstunden werden automatisch zur Leistung nach Preisliste, der Rechnungslauf verschickt die PDF-Rechnung, das Mahnwesen erinnert dreistufig, und der Bankabgleich bucht Zahlungen zu.

Von der Fahrstunde zur Rechnung

• Leistung nach Preisliste: Jede durchgeführte Stunde wird automatisch bewertet — Übungsstunde, Sonderfahrt Überland/Autobahn/Nacht, Prüfungsvorstellung, je Führerscheinklasse mit eigenem Preis. Abgerechnet wird in 45-Minuten-Einheiten.
• Rechnungslauf: Wahlweise monatlich oder sobald ein Schwellbetrag an offenen Leistungen erreicht ist. Die Rechnung geht als PDF automatisch per E-Mail raus — auf Wunsch als E-Rechnung.
• Offene Posten: Wer wie viel offen hat, zeigt der Bericht auf einen Blick; der Saldo steht in jeder Schülerakte.

Mahnen, ohne dass es unangenehm wird

Das Mahnwesen arbeitet dreistufig mit einstellbaren Fristen und Mahngebühren — und lässt sich pro Schüler pausieren, wenn ihr etwas vereinbart habt. Terminausfälle („nicht erschienen") können automatisch eine Ausfallgebühr auslösen; entschuldigte Absagen bleiben kostenfrei. Alles davon ist bewusst opt-in: Die Automatik läuft erst, wenn ihr sie einschaltet.

Zahlungen: Bankabgleich statt Kontoauszug-Abtippen

Den Kontoauszug eurer Bank importiert ihr als camt.053-Datei (das Standardformat im deutschen Online-Banking). Die Software ordnet Zahlungen automatisch zu — über Rechnungsnummer, Mandat, IBAN oder eindeutigen Namen — und setzt Rechnungen bei vollständiger Zahlung auf „bezahlt". Für den Einzug gibt es SEPA-Lastschrift (pain.008) mit Mandatsverwaltung.

Steuerberater und Pflichten: alles dabei

• DATEV-Export: Buchungsstapel im EXTF-Format für den Steuerberater.
• E-Rechnung nach EN 16931: Rechnungen als ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) — seit der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze relevant, z. B. bei Firmenkunden und BKF-Ausbildung.
• XRechnung: Für öffentliche Auftraggeber als eigenes XML-Format.

Ehrliche Zahlen fürs Büro

Umsatz nach Zeitraum, Fahrlehrer-Monatsreport, offene Posten und die Umsatz-Pipeline aus der Führerschein-Prognose — als Bericht im Programm, als Excel/CSV-Export oder automatisch monatlich per Mail. Beim Umstieg von anderer Software werden offene Salden als Anfangsbuchung übernommen, damit die Konten vom ersten Tag an stimmen.